Dokumentation der Gefährdungsbeur­teilung

Wirksamer Arbeitsschutz braucht Dokumentation

Verschiedene Gründe sprechen dafür, die Aktivitäten, die Gefährdungen und Schutzmaßnahmen und Ereignisse im betrieblichen Arbeitsschutz zu dokumentieren. Die Dokumentation ist

  • eine Grundlage für die Arbeitsplanung und für ein Arbeitsschutz- und Gesundheitsmanagement
  • bietet Vergleichsdaten für die Wirksamkeitsüberprüfung und Effektivierung von Maßnahmen
  • ist eine Grundlage für die Entwicklung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes als kontinuierlicher Verbesserungsprozess
  • ergibt die Grundlage für die Unterweisungen und Betriebsanweisungen
  • schafft die Prioritäten für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des Betriebsarztes und der Sicherheitsbeauftragten sowie die Arbeit des Arbeitsschutzausschusses
  • ist die Grundlage für das Informationsrecht des Betriebs- und Personalrates
  • ist die Grundlage für das Informationsrecht der Beschäftigten über die Gefährdungen an ihren Arbeitsplätzen im Rahmen der Unterweisungen
  • ermöglicht eine systematische Basis zur Entwicklung von Arbeitssicherheits- und Gesundheitsförderprogrammen
  • bietet einen Hintergrund für eine betriebliche Wiedereingliederung und
  • ist der Nachweis der Pflichtenerfüllung gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden und der Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse
  • weist bei einem Unfall die Umsetzung der Pflichten nach

Die Dokumentationspflicht ist ein Bestandteil eines systematischen und geplanten Arbeits- und Gesundheitsschutzes im Betrieb. Sie soll zur Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen geeignet sein.

Ohne Dokumentation der betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzaktivitäten lässt sich die Pflicht zur betrieblichen Selbstüberwachung nicht sinnvoll durchführen. Schriftliche Unterlagen sind daher unverzichtbar.

Gesetzliche Pflichten zu Dokumentation

Der Arbeitgeber muss nach dem Arbeitsschutzgesetz über die erforderlichen Unterlagen verfügen zu

den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung

  • Welchen Gefährdungen sind die Beschäftigten an welchen Arbeitsplätzen und bei welchen Tätigkeiten ausgesetzt?
  • Wie groß ist das Ausmaß der Gefährdung oder das Risiko für Sicherheit und Gesundheit (klein, mittel, groß)?
  • Wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdung oder der Handlungsbedarf (sofort, kurz-, mittel-, langfristig)?
  • Welches Schutzziel muss erreicht werden? Welche Vorschriften und gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse liegen hier vor? Welche Abweichungen gibt es?

den festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (Handlungsbedarf)

  • Welche Maßnahmen sind durchzuführen?
  • Welche Ebene betreffen die Maßnahmen: Sind sie technisch/räumlich, organisatorisch oder personenbezogen?
  • Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
  • Bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren (Terminkontrolle)?

dem Ergebnis der Überprüfung der Maßnahmen

  • Wurden die Maßnahmen durchgeführt?
  • Wie wirksam sind die durchgeführten Maßnahmen?
  • Was muss zusätzlich veranlasst werden?

den vorgeschriebenen wiederkehrenden sicherheitstechnischen Prüfungen und Nachweisen

  • Maschinen, Anlagen und Geräte (nach Betriebssicherheitsverordnung – elektrische Anlagen, Lüftungsanlagen, Leitern, Sackkarren, Aufzüge u.a.),
  • Kataster der Gefahrstoffe und Biostoffe (nach Gefahrstoffverordnung, Biostoffverordnung)

den Unfällen mit mehr als drei Tage völliger oder teilweiser Arbeitsunfähigkeit oder mit Todesfolge

Sinnvoll ist es, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung mit festzuhalten. Die Kriterien der Analyse und der Risikobeurteilung von Belastungen und Gefährdungen (zum Beispiel Abweichung von Vorschriften und Technischen Regeln), Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle oder Unterweisungsmaterialien können die Dokumentation ergänzen. Eine einfache Mängelliste reicht nicht aus, denn alle möglichen Gefährdungsfaktoren müssen dokumentiert werden. Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können die Dokumentation der Beurteilung von psychischen Belastungen darstellen.

Ausnahmen

Die Dokumentationspflicht besteht für alle Betriebe. Erleichterungen gibt es für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten. Die Dokumentationspflicht ist nach Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 (Kommentierte Fassung DGUV Regel 100-001) erfüllt, wenn sie

  • eine Handlungshilfe zur Gefährdungsbeurteilung ihrer Berufsgenossenschaft/Unfallkasse nutzen und an der arbeitssicherheitstechnischen Regelbetreuung teilnehmen
  • oder eine alternatives Betreuungsmodell gewählt haben und das damit vorgesehene Modell der Gefährdungsbeurteilung anwenden.

Das gilt nicht, wenn die zuständige staatliche AufsichtsBehörde die Dokumentation anordnet.

Inhalt dieses Artikels

  1. Wirksamer Arbeitsschutz braucht Dokumentation
  2. Aktualisierung der Dokumentation und Mindestinhalte

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