Dokumentation der Gefährdungsbeur­teilung

Aktualisierung der Dokumentation und Mindestinhalte

Seit 21. August 1997 besteht die Dokumentationspflicht nach Arbeitsschutzgesetz § 6 (1). Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung muss vor Inbetriebnahme eines Arbeitsplatzes oder eine Arbeitsstätten vorliegen, so fordert es die Arbeitsstättenverordnung in § 3.

Dokumentationen müssen aktuell sein. Bei Änderungen der Arbeitsmittel, Veränderungen der Arbeitsorganisation oder der Arbeitsräume ist eine Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung erforderlich, die Veränderungen sind zu dokumentieren. Auch Unfälle können durch neue Schutzmaßnahmendie Aktualisierung der Dokumentation erfordern.

Die Unfallverhütungsvorschrift DGUV Vorschrift 1 verweist darauf, dass Gefährdungsbeurteilungen insbesondere dann zu überprüfen sind, „wenn sich die betrieblichen Gegebenheiten hinsichtlich Sicherheit und Gesundheitsschutz verändert haben.“

An die Form der Dokumentation werden keine Anforderungen gestellt, digitale Dokumente erleichtern den Zugriff der Verantwortlichen.

Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung muss nach Art der Tätigkeit erfolgen, bei Maschinen und Anlagen, Möbeln und Geräten ist sie objektbezogen zu erstellen. Die Nutzung der Handlungshilfen der Unfallversicherungsträger und der Leitlinien der Aufsichtsbehörden vereinfacht die Dokumentation. Mindestens muss sie die Gefährdungsfaktoren, ihre Risikobeurteilung, die Maßnahmen und das Ergebnis der Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen enthalten.

Empfohlene Inhalte der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung

  • Bezeichnung des Arbeitsplatzes oder Bereichs, analysierter Betriebszustand
  • durchführende Personen
  • systematische Darlegung der Gefährdungen und Belastungen und ihre Beschreibung (Gefahrenquellen)
  • Bewertung des Risikos und Grundlage der Risikobewertung
  • zugrundeliegende Sollvorschriften, Regelwerke oder Risikobewertungsverfahrens (Beurteilungskriterien)
  • festgelegte Schutzziele
  • abgestimmte konkrete Maßnahmen, getrennt nach technisch/organisatorisch/personenbezogen
  • verantwortliche Personen, Terminsetzung
  • Ergebnisse der Kontrolle der Wirksamkeit der Maßnahmen ja/nein, weitere Maßnahmen
  • Datum der Gefährdungsbeurteilung/Prüfung und der Aktualisierung/Durchführende Person
  • Mitgeltende Dokumente wie Messprotokolle, Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen, Unfallberichte, Ablaufpläne, Organigramm etc.

Zusammenfassung

Zusammengefasste Aufzeichnungen sind möglich, wenn die Gefährdungssituation gleichartig ist. Zusammenfassen lassen sich z.B. Gefährdungsbeurteilungen durch Mobiliar und Bildschirmgeräte bei gleich ausgestatteten Bildschirmarbeitsplätzen in einem Büroraum. Bildschirmarbeit in Einzelbüros und in Großraumbüros aber haben sehr unterschiedliche Belastungsfaktoren. Auch Tätigkeiten in Sekretariaten, Buchhaltung und Programmierung lassen sich nicht zusammenfassen, hier müssen getrennte Analysen erfolgen, insbesondere der psychischen Belastungen.

Integration ins Management

Die Dokumentation kann Teil einer Managementberichterstattung, Teil eines Gesundheitsberichts sein oder einen Leistungsnachweis darstellen und damit nach innen die Effektivität betrieblicher Arbeitsschutzmaßnahmen aufzeigen. Erweitert und in vorhandene Qualitätsentwicklungsmaßnahmen integriert ist die Dokumentation auch als Bestandteil eines Arbeitsschutzmanagementsystems und Controllings zu verstehen.

Zugriff und Datenschutz

Staatliche Arbeitsschutzbehörden und die Unfallversicherungsträger können jederzeit Einsicht in die Dokumentation verlangen. Auch der Betriebs- oder Personalrat hat hier Informationsrechte. Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit benötigen die Dokumentation als Arbeitsgrundlage. Die Zugriffsrechte auf die Unterlagen sollten bei den Verantwortlichen Führungskräften liegen.

Personenbezogene oder –beziehbare Daten gehören nicht in die Dokumentation, hier geht es um die Beurteilung der Arbeitsbedingungen. Beschäftigte haben das Recht, über die Gefährdungen an ihrem Arbeitsplatz informiert zu werden, das kann über die Unterweisung umgesetzt werden oder auch durch Einblick in die Dokumentation, soweit sinnvoll.

Interessenvertretungen bestimmen mit über die Form

Es besteht nicht nur das Informationsrecht. Auch ein Mitbestimmungsrecht zur Art und Weise der Dokumentation besteht immer dann, wenn es um Regelungen des Arbeitsschutzes geht. Bei § 6 ArbSchG handelt es sich um eine ausfüllbare Rahmenvorschrift, die dem Arbeitgeber keine konkreten Vorschriften zu Ausgestaltung der Dokumentation macht.

Inhalt dieses Artikels

  1. Wirksamer Arbeitsschutz braucht Dokumentation
  2. Aktualisierung der Dokumentation und Mindestinhalte

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