ergo online
Arbeit im Büro gesund gestalten

Wissensbaustein
Wissensbaustein Selbstmanagement

Autorin: Regine Rundnagel

Stärkung der persönlichen Handlungskompetenz durch Selbstmanagement

Arbeitsbedingungen ermöglichen immer mehr Handlungsspielräume, ja unter Projektarbeitsbedingungen oder bei der Arbeit mit Zielvereinbarungen steht es oft völlig frei, wie oder wann gearbeitet wird - Hauptsache das Ergebnis stimmt. Ohne die Fähigkeit sich dabei gesund und leistungsfähig zu erhalten besteht die Gefahr, auf Dauer in Erschöpfungszustände und Erkrankung hinein zu rutschen. Selbstmanagement ist also auch Gesundheitskompetenz.

Selbstcheck Selbstmanagement: Prüfen Sie die Qualität Ihrer Arbeitsorganisation

Zum Selbstcheck

Verantwortliches, produktives und qualifiziertes Arbeiten ist ohne die Fähigkeit, sich selbst zu managen nicht mehr möglich. Vielen stehen heute im Betrieb weitgehende Handlungs- und Entscheidungsspielräume zur Verfügung, um ihren Tag und ihre Aufgaben zu planen, es kommt allein auf das Ergebnis an.

Selbstmanagement ist die Kompetenz, sich selbstverantwortlich mit seinen Fähigkeiten zu organisieren und Aufgaben, Termine, die Kommunikation mit Kunden und Kollegen und Kolleginnen sowie die persönlichen Erholungsbedürfnisse zu steuern. Gutes Selbstmanagement spart Zeit, Ärger und Stress, schont die persönlichen Kräfte, sorgt für beruflichen Erfolg und sichert mehr Zeit zum auftanken. Fünf zentrale Aspekte gehören dazu:

Bestandteile des Selbstmanagement

 

(Quelle: GeWikon, Burgdorf)

Das Bewusstsein von sich selbst und die Fähigkeit, die persönlichen Stärken und Schwächen, Bedürfnisse und Leistungsgrenzen einzuschätzen, stellen eine wichtige Grundlage für den produktiven und gesunden Umgang mit den Arbeitsanforderungen dar. Eine Stärken- und Schwächenanalyse ist deshalb ein guter Einstieg und ermöglicht Schlussfolgerungen auf Chancen und Risiken, ob im beruflichen oder privaten Bereich. Hieraus lassen sich Ziele entwickeln und Prioritäten setzen. Auf eine gute Balance zwischen Arbeit und Privatleben gilt es hier zu achten, das stärkt die eigenen Kräfte.

Kommunikations-Management

In einigen Betrieben gibt es unternehmensweite Regeln, wann welches Medium zur internen Kommunikation eingesetzt werden soll (z. B. "Email vor Telefon!"). Ein Kommunikations-Medium sollte zeitsparend und effektiv sein. Nicht immer ist ein Telefonat sinnvoll, Emails sind effizienter. Bei komplexen Zusammenhängen und Klärungen von Teamfragen dagegen ist das persönliche Gespräch wirkungsvoller. Die Arbeitsaufgaben und das eigene Verhalten bestimmen wesentlich die Produktivität des Kommunikations-Mediums mit.

Ergonomie und Pausen

Büroarbeit heißt oft Dauersitzen. Ergonomisches Sitzen verringert einseitige körperliche Belastungen. Körperliche Abwechslung lässt sich z. B. durch den Gang zum Kopierer oder ein kurzes Gespräch im Stehen erreichen.

Der Arbeitsplatz, die Einstellung der Arbeitsmittel und die Gestaltung der Arbeitsumgebung, wie die Beleuchtung, das Klima und die Lärmsituation sollten ergonomisch optimal sein um Störungen des Arbeitsflusses und des Wohlbefindens zu vermeiden. Bei der ergonomischen Einrichtung des Arbeitsplatzes stehen die Führungskraft, der Betriebsarzt oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit beratend und unterstützend zur Verfügung.

Pausen dienen der Erholung von Körper und Geist. Bei andauernder einseitiger körperlicher und geistig konzentrierter Arbeit sichern regelmäßige Erholzeiten die Fitness über den Arbeitstag hinweg. Bei Bildschirmarbeit empfehlen Ergonomen stündlich eine 5 -10 minütige Unterbrechung, das entspannt die Augen und die Nacken- und Rückenmuskulatur. Der Erholungswert steigt, wenn aktiv Entspannungs- oder Bewegungsübungen durchgeführt werden.

Anbindung und Eingliederung

Die Eingliederung in die Betriebskultur und die Anbindung an das Team oder die Abteilung ist eine wichtige Aufgabe für Neue. Wieweit und in welcher Form dies geschieht, das gilt es auszutarieren zwischen den betrieblichen Erwartungen und den individuellen Bedürfnissen. Es ist sicherlich nicht erforderlich, es jedem Recht zu machen. Erleichternd allerdings ist es im Betrieb, guten Kontakt zu Kollegen/Kolleginnen und Vorgesetzten zu haben, denn der Rat der Anderen bietet in schwierigen Situationen Unterstützung und Entlastung.

Integriert sein und anerkannt zu sein stärkt das Selbstvertrauen, die Motivation und somit auch die persönliche Leistung. Zu den folgenden Punkten der Betriebskultur sind Entscheidungen zu treffen:

  • Aktivitäten bei Anlässen wie Geburtstag, Jubiläum und Wechsel des Arbeitsteams (Aus- bzw. Einstand)
  • Anrede der Kollegen/Kolleginnen und Führungskräfte mit "du"/"Sie"
  • Außerdienstliche Aktivitäten (z.B. Betriebsfeste, Betriebssport, Biergarten)
  • Alkoholgenuss am Arbeitsplatz (sofern erlaubt)
  • Kleidung während der Arbeit (z.B. Sonnentop bei Damen im Sommer)
  • Umgang mit Klatsch, Tratsch und Gerüchten

Organisation von Aufgaben und Zeit

Im Zentrum des selbstorganisierten Arbeitsalltags steht das Aufgaben- und Zeitmanagement. Es ist nicht nötig, sich im beruflichen Alltag mit Kleinigkeiten das Leben unnötig schwer zu machen, der Markt für Büroartikel und Organisations-Hilfsmittel bietet eine Vielzahl von Hilfen an.

Tipps für die Organisation des Arbeitsalltags:

  • Überprüfen Sie Ihre persönliche Arbeitssituation und identifizieren Sie Störfaktoren und Zeitdiebe.
  • Nutzen Sie für Ihre Terminplanung einen Kalender (Papier oder elektronisch, z.B. Lotus Notes, MS-Outlook). Auch das beste Gedächtnis vergisst wo Sie den Zettel hingelegt haben.
  • Halten Sie Ihre Aufgaben in einem Aufgabenplaner fest. Ordnen Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten.
  • Notieren Sie Ihre Zeitaufwände und planen Sie Ihren Arbeitstag. Bauen Sie Pufferzeiten ein.
  • Schaffen Sie sich ein Ablagesystem an. Berücksichtigen Sie dabei die zu erwartende Menge an Unterlagen oder Informationen.
  • Gleichen Sie das System Ihrer Papierablage dem Ihrer Daten im PC an. Durch ein einheitliches Ablagesystem finden Sie schneller, was Sie suchen.
  • Prüfen Sie, ob Sie Informationen, die Sie in Dateien im PC abgelegt haben wirklich noch einmal als Papierausdruck benötigen. Eine Doppelablage ist in der Regel überflüssig.

Zeit ist immer knapp und letztlich ist der Umgang damit entscheidend. Überlange Arbeitszeiten, Wochenendarbeit zu Hause, Aktenstapel auf dem Schreibtisch - das sind Symptome für eine mangelhafte Zeitorganisation und schlechte Produktivität. Die Entwicklung eines Zeitmanagements beginnt mit dem Protokoll der täglichen Aktivitäten, um damit zu einer realistischen Aufwandschätzung zu kommen, auch "Nebenzeiten" für Reisen, den Plausch mit Kolleg(inn)en, die Störungen der EDV oder die Beziehungsarbeit im Team gehören dazu. Arbeitstage sollten niemals vollständig verplant werden, Pufferzeiten sind nötig und betragen je nach beruflicher Tätigkeit 20-50 % der verfügbaren Zeit.

Informations-Management

Sind im Betrieb die Informations- und Kommunikationswege klar festgelegt und werden sie auch genutzt, wird Wert auf Transparenz und gemeinsame Abstimmungen gelegt und aktuell gepflegte Daten, dann sind gute Voraussetzungen für effizientes Arbeiten gegeben. Entscheidend ist dabei, dass man selbst in die Kommunikation eingebunden ist und wichtige Informationen rechtzeitig erhält (passives Informationsmanagement).

Dazu lässt sich etwas tun. Stellvertreter lassen sich frühzeitig informieren, wenn der Urlaub geplant ist, Kolleg(inn)en sind dankbar über Hintergrundinformationen. Aktives Informations-Management beinhaltet auch das Nutzen der Informationsablage im Unternehmen und die nach Prioritäten und Fachgebieten organisierte Ablage am eigenen Arbeitsplatz.

Die innere Einstellung - Selbstachtung als Kraftquelle

Eine positive Einstellung zu sich selbst, seinen Aufgaben und der Umwelt ist ein wesentlicher Schritt zu Wohlbefinden und Zufriedenheit. Selbstzweifel und Problemdenken behindert die Leistungsfähigkeit. Selbstachtung, Vertrauen in die eigenen Kräfte und die der anderen dagegen sorgt für die notwendigen psychischen Kräfte, um hohe Anforderungen und Krisen, z.B. kurz vor Projektende, zu bewältigen.

 

Der Servicebereich

Arbeitshilfen Selbstmanagement


Stärken- und Schwächenanalyse

Die innere Einstellung

Checkliste Zeit- und Leistungsfresser

Checkliste Kommunikations-Management

Ziele formulieren

 Prioritäten setzen für mehr Effektivität - die Prioritätenmatrix

Tagesplanung mit ALPEN

Aktivitätenliste (to-do-Liste)

Checkliste Informations-Management

Effektives Telefonieren


Literatur

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft www.vbg.de:
Info-Map "Selbstmanagement im Büro"
Berufsgenossenschaftliche Information BGI 5001 "Büroarbeit - sicher, gesund, erfolgreich"
Faltblatt "Gesund arbeiten am PC"

Bischof/Bischof:
Selbstmanagement. 
Haufe Verlag 2012

J. Howard:
Selbstmanagement im Beruf.
Walhalla Verlag 2010

Techniker Krankenkasse (Hgrsg.):
Der Stress.
Hamburg 2012, www.tk.de - dort als download verfügbar

Techniker Krankenkasse:
Lustvoll arbeiten. 
Hamburg 2002

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Lust auf Arbeit.
Dortmund 2004 

Bücher & Broschüren zu Arbeitsorganisation und Managemenkonzepten

 

Verwandte Themen 

 

Letzte Änderung: 20.12.2012

Logo Ergo Online
© 2016 Beratungsstelle für Technologiefolgen und Qualifizierung (BTQ Kassel)

Literaturtipp

Verwaltungs-Berufsgenossenschaft: Info-Map "Selbstmanagement im Büro" 


mehr

Verwandte Themen
Inhaltsverzeichnis
Sponsor
Der Wissensbaustein wurden gefördert von