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Arbeit im Büro gesund gestalten

 Kurs
Stress managen - Umgang mit Hektik und Arbeitsdruck

Autorin: Michaela Böhm

  

Stress gehört zu den größten Problemen von Bürobeschäftigten, weil er auf Dauer zu Erkrankungen führen kann. Wie es gelingen kann, sich selbst zu schützen, ist Thema des Kapitels „Stress – Umgang mit Hektik und Arbeitsdruck“ des Grundkurses Büroalltag.

 

Übersicht: 

  • Woher der Stress kommt 
  • Selbsttest: Das persönliche Stressbarometer 
  • Den Stress vermindern – im Team und persönlich 
  • Die persönliche Stärkung - Tipps zur Entspannung und für den Ausgleich zur Arbeit

Woher der Stress kommt

„Wie soll ich das denn auch noch schaffen?“ Klarer Fall: Hier steht jemand unter Stress. Stress wird ausgelöst, wenn Menschen das Gefühl haben, Anforderungen nicht bewältigen zu können, sei es, weil sie zu viel oder zu schwierig erscheinen, oder dass sie keine Unterstützung erwarten können. Der Organismus schaltet bei Stress auf maximale Energiebereitstellung um: Blutdruck, Körpertemperatur und Herzschlag steigen, die Leistungsfähigkeit der Muskulatur und auch die Denkfähigkeit verbessern sich – Anderes aber wird zurückgefahren, etwa die Immunabwehr. Stress ist also etwas ganz Natürliches. Mal "im Stress sein" ist verkraftbar. Dauerstress schädigt aber den Organismus und gehört heute zu den größten Gesundheitsrisiken in der Arbeitswelt. Arbeitswissenschaftler und Arbeitsschutzbehörden stellen einhellig fest, dass die psychischen Belastungen der Beschäftigten in Deutschland seit einigen Jahren auf hohem Niveau sind. Besonders häufig - bei 40 bis 60 Prozent der Beschäftigten - sind folgende Ursachen  (vgl. Stressreport 2012, hg. von Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin):

Die häufigsten Ursachen für Dauerstress bei der Arbeit

 verschiedenartige Arbeiten gleichzeitig betreuen
 starker Termin- und Leistungsdruck
 ständig wiederkehrende Arbeitsvorgänge
 Störungen und Unterbrechungen
 sehr schnell arbeiten müssen.


Es gibt eine Reihe weiterer, weit verbreiteter Stressfaktoren bei der Arbeit, die immer wieder durch Mitarbeiterbefragungen bestätigt werden:

Arbeitsmenge: zu viel Arbeit durch zu wenig Personal, zu eng getaktete Projekte, Informationsflut

Arbeitsorganisation: sehr hohe Verantwortung, schlechte Einweisung, unklare Zuständigkeiten, hohes Ausmaß der Kontrolle, Konflikte im Team, fehlende Unterstützung und Wertschätzung durch Vorgesetzte

Arbeitszeit:  hohe Maß an Überstunden, permanente Erreichbarkeit, ungünstig gestaltete Schichtarbeit

Arbeitsumgebung: störender Lärm oder schlechte Beleuchtung

Beschäftigung: Angst vor Arbeitsplatzverlust, prekäre Beschäftigung wie Befristung, Leiharbeit oder Minijob


Selbsttest

Wer wissen möchte, ob der Stress bereits riskant ist und gesundheitliche Folgen von Überlastung sichtbar sind, kann sein persönliches Stressbarometer testen und einen Stressfragebogen nutzen.

Bild 1: Persönliches Stressbarometer. (Quelle IG Metall, ver.di)
Auswertungsanleitung: Die Zahlenwerte jeder Zeile werden addiert. Werte über 17 müssen als auffällig hinsichtlich eingeschränkter Erholungsfähigkeit eingestuft werden!

Wer bereits die Folgen von Überlastung spürt, dem ist dringend geraten, gezielt die Stressursachen, die „Treiber“ zu ermitteln und ein persönliches Programm zu Vermeidung oder Minderung aufzubauen. Es geht schließlich um die eigene berufliche Leistungsfähigkeit.

Den Stress vermindern

Empfehlungen zur Stressverminderung sind ein heikles Unterfangen. Wenn ein Team chronisch unterbesetzt ist, ein Projekt dem nächsten folgt und kein Ende in Sicht ist, hilft ein Seminar zum besseren Zeitmanagement wenig. Das kann sogar kontraproduktiv sein, weil versteckte Pausen identifiziert und gekillt werden. Wenn am Telefon Dauerfreundlichkeit gefordert ist wie im Call Center, sind Empfehlungen, dem eigenen Biorhythmus zu folgen, reichlich nutzlos. Wer in der Leiharbeit festhängt, wird sich über die Ermunterung, doch eine Entspannungstechnik zu lernen, zu Recht ärgern.

Es gibt auffallend mehr Ratschläge, wie Beschäftigte das eigene Verhalten verändern können, als tatsächlich die Verhältnisse zu ändern, die im Job zu Stress führen. Wichtig ist demnach herauszufinden, woher der Stress kommt und die Ursachen zu beseitigen. 

Was ein Team tun kann

Ein gemeinsames Vorgehen ist in der Regel erfolgreicher als Alleingänge. Besonders in Teams, denen Verantwortung für Budgets oder Ergebnisse übertragen werden oder die zusammen ein Projekt stemmen, ist es wichtig, dass Einzelne nicht ungewollt von den Anderen unter Druck gesetzt werden und dadurch länger arbeiten oder Arbeit mit nach Hause nehmen. Oder sich eine Teamkultur breitmacht, in der jeder, der regulär Feierabend macht, scherzhaft gefragt wird, ob er einen Gleittag genommen hat. Ratsamer ist es, sich gemeinsam zu überlegen, woran es hängt, wenn alle durchhängen, und gemeinsam vorzugehen. Einer allein wird beim Vorgesetzten nicht durchdringen, alle gemeinsam werden sich eher Gehör verschaffen.

Prüfliste für Teams  Identifizierung von Stressursachen:
  • Sind die Ziele, die dem Team gesetzt wurden, realistisch? Braucht das Team mehr Ressourcen, etwa mehr Personal? Wer könnte bei der Umsetzung, etwa für mehr Personal, helfen? 
  • Ist der Zeitplan realistisch? 
  • Können schon jetzt längere Erholphasen nach Projektende eingeplant werden? 
  • Ist es möglich, sich gemeinsam auf Pausen zu verständigen, damit alle – ohne schlechtes Gewissen - zu ihren Erholzeiten kommen? 
  • Ist es möglich, die Arbeitsumgebung angenehmer zu machen, Lärm zu vermindern, Unterbrechungen zu vermeiden und störungsfreie Zeiten zu schaffen? 
  • Kann es helfen, Arbeit im Team umzuverteilen
  • Kann sich das Team darüber verständigen, an bestimmten Tagen pro Woche pünktlich Feierabend zu machen?
     

Wenn Teams oder Projektgruppen ihre Situation gemeinsam offen beurteilen, haben sie gute Chancen, Schritte zur Stressminderung umzusetzen.

Was tun bei Überlastung, die zu Personalausfällen führt

Hohe Krankenstände, die auf Arbeitsüberlastungen zurückzuführen sind und für die es sichtbare arbeitsbedingte Ursachen gibt, sind ein Thema für den betrieblichen Gesundheitsschutz. Burnout, Herz-Kreislauferkrankungen, Rückenschmerzen und andere Folgen von Dauerstress nutzen niemandem; die noch Gesunden werden stärker belastet, die Betroffenen gefährden ihre Leistungsfähigkeit, die Verantwortlichen ihre Zielvorgaben.

Geeignete Ansprechpartner sind Betriebsarzt, Führungskräfte, Betriebs- und Personalräte oder die internen Arbeitsschutzverantwortlichen. Der Betriebsarzt hat Schweigepflicht und die Interessenvertretungen die gesetzliche Aufgabe, sich zu kümmern.

Beschäftigte sind sogar verpflichtet, Mängel des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit zu melden – sonst kann Gesundheitsschutz auch nicht sinnvoll funktionieren.

Was man selbst bei der Arbeit tun kann

Wer vor lauter Arbeit nicht mehr ein noch aus weiß, tendiert dazu, die Pausen zu streichen, und tut sich damit nichts Gutes. Pausenloses Arbeiten führt zu Leistungsabfall, man braucht länger und länger, um seine Arbeit zu erledigen. Pausen sind wichtig, um die Energiereserven wieder aufzufüllen. Allerdings sollte man Pausen nicht vor dem Computer verbringen, selbst wenn dort Privates erledigt wird. 

Bild 2: Kurze Unterbrechungen mit Bewegung lohnen sich. (Bild: Chiarina Fazio, Rechte: ergo-online)

Wer seine Arbeit selbst einteilen kann, kann sie dem eigenen Biorhythmus anpassen. Ist das Leistungshoch am frühen Vormittag, sollte man sich um diese Zeit mit Arbeit beschäftigen, die viel Konzentration verlangt, und nahe dem Tiefpunkt eher Telefonate erledigen und Termine vereinbaren. 

Wenn es die Tätigkeit zulässt, sollte man die Stille Stunde einführen, eine Zeit, in der man ungestört von Mails, Besuchen und Telefonaten konzentriert arbeiten kann. 

Eine Zeitplanung mit Wochen- und Monatsplänen sowie eine To-do-Liste für den Tag sollte immer Puffer für Unvorhergesehenes enthalten. Auch hier gilt: eins nach dem anderen anpacken, Dinge möglichst nicht mehrmals anpacken, sondern mit einem Mal abschließen. 

Eines ist wichtig: Wer aufgrund von Arbeitsüberlastung seine Arbeitsaufträge und seine arbeitsvertragliche Leistung nicht mehr mit der vorgegebenen Qualität erfüllen kann, sollte das anzeigen („Überlastungsanzeige“), um nicht für daraus folgende Schäden haften zu müssen.  

Die persönliche Stärkung

Was für die eigene Stärkung wichtig ist

Stress baut sich am besten durch Bewegung und Entspannung ab. Krankenkassen und andere Institutionen bieten dazu viele hilfreiche Tipps und Unterstützung an.

Entspannung für die Pause

Entspannungstechniken helfen in Stresssituationen, die körperlich-emotionale Erregung abzubauen. Allerdings müssen sie zunächst gelernt werden, um sie sofort und effektiv einsetzen zu können. Aber auch kleine Übungen in der Pause helfen, für ein paar Augenblicke abzuschalten.

Übung 1: Der Blick in die Ferne

Schauen Sie durchs Fenster und suchen Sie einen Punkt in der Ferne. Was können Sie mit bloßem Auge noch erkennen? Wandern Sie mit den Augen den Horizont entlang. Das wirkt beruhigend und entspannt auch die Augen.

Übung 2: Atemzählen

Das Atemzählen ist einfach und unauffällig. Setzen Sie sich aufrecht und schließen Sie Ihre Augen. Immer wenn Sie einatmen, zählen Sie ganz langsam soweit sie kommen und beim Ausatmen rückwärts. Dadurch verlangsamt sich die Atmung, die Erregungskurve flacht ab.

Übung 3: Konzentration durch Fixieren

Nehmen Sie einen Gegenstand zur Hand – völlig egal welchen – und legen  ihn vor sich auf den Tisch. Sehen Sie nun eine ganze Minute lang ausschließlich diesen Gegenstand an, fixieren Sie ihn mit den Augen und sorgen Sie dafür, dass Ihre Gedanken nicht abschweifen.

Übung 4: Bewusst atmen

Bei der Bauchatmung wird durch die Nase eingeatmet und durch den Mund ausgeatmet. Die Übung lässt sich auch in entspanntem Sitzen durchführen - nach hinten lehnen, die Augen schließen. Einige Minuten durchführen, so wie es angenehm ist. Wichtig: die Konzentration auf Atmung und Hände richten.

Ausgleich zur Arbeit finden

Arbeit ist das halbe Leben, sagt der Volksmund. Nicht das ganze. Es muss ausreichend Zeit bleiben, sich Familie und Freunden zu widmen, Sport zu machen und seinen Interessen nachzugehen. Und nicht etwa deshalb, weil man damit seine Energiereserven auffüllt, um im Job mehr leisten zu können. Sondern weil Kopf, Körper und Seele Abwechslung, An- und Entspannung brauchen, und der Mensch nicht allein zum Arbeiten da ist. Deshalb gilt: Private Termine sind genauso wichtig wie dienstliche und werden nicht einfach gestrichen, weil die Arbeit überhandnimmt. Besonders bei psychischer Ermüdung, wenn der Kopf leer und nicht mehr bereit ist, etwas aufzunehmen, ist Sport ein wirksames Gegenmittel.

 

Letzte Änderung: 1.11.2013

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