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Arbeit im Büro gesund gestalten

 Kurs
Grenzen respektieren - die Balance zwischen Arbeitszeit und Erholzeit finden

Autorin: Michaela Böhm

  

Im Kapitel „Grenzen respektieren – die Balance zwischen Arbeitszeit und Erholzeit finden“ des Grundkurses Büroalltag geht es um ungünstige und überlange Arbeitszeiten, warum es wichtig ist, Arbeitszeit zu begrenzen, was dabei hilft und wie es gelingen kann, ein Gleichgewicht von Arbeit und Erholung zu finden.  

 

Übersicht:

  • Vereinbarte und tatsächliche Arbeitszeiten klaffen auseinander 
  • Immer länger und immer präsent 
  • Arbeitszeit braucht Grenzen 
  • Arbeitszeiterfassung – noch zeitgemäß? 
  • „Vertrauensarbeitszeit“ – wer vertraut wem? 
  • Flexible Arbeitszeit – die richtige Balance finden
  • Erholzeit sichern - was kann ich selber tun?

Vereinbarte und tatsächliche Arbeitszeiten klaffen auseinander

Wie viel ein Mensch pro Woche arbeiten soll, ist in Tarifverträgen oder im Arbeitsvertrag festgelegt. In Deutschland arbeiteten Vollzeitbeschäftigte im Jahr 2011 im Schnitt rund 38 Stunden pro Woche. Das sind allerdings nur die vereinbarten Arbeitszeiten. Tatsächlich wird länger gearbeitet. 2012 leistete im Durchschnitt jeder Beschäftigte knapp 48 Überstunden. Überstunden können bezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden. Allerdings gibt es auch Arbeitszeitmodelle, in denen Mehrarbeit ab einer bestimmten Grenze gekappt wird, sprich: Die Plusstunden werden gestrichen, als hätten sie nie stattgefunden. 

Immer länger und immer präsent

Arbeitszeiten werden länger,  eine Normalarbeitswoche haben immer weniger

Arbeitsstress hat in den vergangenen zwei Jahren zugenommen. Das sagten 43 Prozent der Erwerbstätigen in Deutschland in einer repräsentativen Umfrage unter 18.000 Beschäftigten. (vgl. Stressreport 2012, hg. von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin) Ein Grund dafür sind die überlangen Arbeitszeiten und die Wochenend-, Nacht- und Feiertagsarbeit. Und das trifft immer mehr Beschäftigte. Weil Geschäfte länger offenbleiben und früher geöffnet werden  dürfen, weil sich ein Trend zum „Rund-um-die-Uhr-Service“ breitmacht und permanente Einsatzbereitschaft gefragt ist.

Arbeitszeiten nehmen zu:

  • Fast zwei Millionen Menschen arbeiten mehr als 48 Stunden pro Woche.
  • Jeder Vierte (8,9 Millionen) arbeitet ständig oder regelmäßig am Wochenende.
  • Sechs Millionen arbeiten in Schicht (2011)

Das ist eine Steigerung von 20 bis 30 Prozent innerhalb von zehn Jahren.

Die Folgen sind spürbar 

Lange Wochenarbeitszeiten mindern die Erholung. Wer über 40 Stunden in der Woche arbeitet, hat deutlich häufiger Gesundheitsbeschwerden. 

Rufbereitschaft belastet das Privatleben und führt oft zu überlangen Arbeitszeiten. 

Nacht- und Schichtarbeit ist ein Leben gegen die „innere Uhr“. Arbeit in der Nacht ist gesundheitsschädlich. Das Risiko gesundheitlicher Probleme und Erkrankungen ist höher als bei Tagarbeitern. Nacht- und Schichtarbeit schadet dem Familienleben und macht es schwer, an sozialen Aktivitäten teilzunehmen. Solche Beeinträchtigung können zu persönlichem Rückzug und Isolation führen.

Die permanente Erreichbarkeit nimmt zu

Handys und Internetzugang zu Hause und unterwegs machen es möglich: Man ist jederzeit und an jedem Ort erreichbar. Auch im Urlaub, wenn es sein muss; schließlich soll der Kunden zufrieden sein oder das Projekt nicht aus dem Ruder laufen.

In einigen Betrieben ist die permanente Erreichbarkeit üblich. Nach einer Studie des Fachverbandes Bitkom aus dem Jahr 2011 sind 88 Prozent der Beschäftigten in der Freizeit erreichbar, von rund einem Drittel wird es sogar erwartet. Knapp die Hälfte der Beschäftigten stört das, vor allem Ältere.

Nicht abschalten können und das Gefühl, dass alles zu viel wird, ist die Folge, wenn das Handy ständig an ist. Das ergab eine Untersuchung der Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) von 2012. Die Erholung in der Freizeit kann dadurch deutlich beeinträchtigt werden.

Arbeitszeit braucht Grenzen

Die regelmäßige tägliche Arbeitszeit soll nicht mehr als acht Stunden betragen. Das sagen Arbeitswissenschaftler und das fordert auch das Arbeitszeitgesetz. Viele Grenzwerte, etwa für Lärm, sind auf diese acht Stunden täglich ausgerichtet. Mit jeder Stunde, die darüber hinausgeht, steigt die Belastung und wird das Gleichgewicht zwischen Arbeits- und Erholzeiten gestört. Der biologische Rhythmus kommt durcheinander, dadurch kann es zu vorzeitigen Verschleißerscheinungen des Körpers kommen. Beschäftigte, die mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, klagen deutlich öfter über Rücken- und Kopfschmerzen, Nervosität und Schlafstörungen, psychische Erschöpfung sowie  Herz-Kreislaufprobleme als solche, die 35 und 40 Stunden arbeiten. Sie sind weniger erholungsfähig und weniger leistungsfähig. Mit jeder Überstunde steigt auch das Herzinfarkt- und Unfallrisiko.

Deshalb braucht Arbeitszeit Grenzen. 

  • Täglich acht Stunden sind genug. 
  • 40 Stunden pro Woche sollten nicht überschritten werden. 
  • Überstunden sollten begrenzt werden und nicht gratis sein. Doch nur die Umwandlung in Freizeit sichert Erholung. 
  • Rufbereitschaften in der Nacht oder am Wochenende dürfen nicht zum Dauerzustand werden.  
  • Mit zunehmendem Alter steigt das Bedürfnis nach kürzeren Arbeitszeiten. Auch Nachtschichten sind dann nicht mehr zu empfehlen. 
  • Das Wochenende ist wichtig, um sich zu regenerieren, Stress abzubauen, mit Freunden und Familie zusammen zu sein. Das geht nur mit ausreichend freien Wochenenden.

Arbeitszeiterfassung – noch zeitgemäß?

Die Stechuhr (als Symbol für Zeiterfassung) ist ein Instrument, um die Einhaltung der vertraglichen Arbeitszeit zu kontrollieren. Klar ist, damit wird erreicht, dass nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit  bezahlt wird. Und dass das Gehalt eines Beschäftigten an die Arbeitszeit gekoppelt ist. Arbeitet jemand Woche für Woche unentgeltlich mehr – beispielsweise zu Hause, um eine Arbeit in Ruhe zu Ende zu führen, reduziert sich faktisch sein Gehalt. Länger arbeiten heißt weniger verdienen.

In vielen Unternehmen haben sich Arbeitsorganisation und  Steuerungsformen geändert.  Beschäftigte arbeiten zunehmend in Teams, gemeinsam an Projekten, über Länder und Zeitzonen hinweg. Und sie sind direkt dem Kunden gegenüber verantwortlich. Reklamationen oder Änderungen schlagen direkt bei ihnen auf. Es gibt keine Ebene mehr dazwischen, die zu viel Arbeit abpuffert, umverteilt oder mit zusätzlichem Personal auffängt. Entscheidend ist bei dieser Art der Arbeitsorganisation nicht mehr, wie viel Zeit jemand mit einer Aufgabe verbringt. Entscheidend ist das Ergebnis. Leistungsbezogene Vergütungsregelungen verstärken das.

In Unternehmen mit einer solchen Arbeitsorganisation taucht häufig die Forderung auf, die Stechuhr völlig abzuschaffen oder erst gar keine Zeiterfassung einzuführen. In diesem Fall ist von „Vertrauensarbeitszeit“ die Rede.

„Vertrauensarbeitszeit“ – wer vertraut wem?

Mit dem Kind zum Arzt zu gehen, ohne dafür Urlaub nehmen zu müssen. Morgens Sport machen und später ins Büro kommen, ohne im Stau zu stecken. Sich mit Freunden verabreden und die Arbeit spät abends von zu Hause aus erledigen. Das klingt gut. Nach Autonomie und freier Zeiteinteilung. Das ist prinzipiell möglich mit der sogenannten Vertrauensarbeitszeit.

Zunächst: Der Begriff „Vertrauensarbeitszeit“ ist nicht klar definiert. In der Regel versteht man darunter, dass die Zeiterfassung abgeschafft ist und nicht mehr die zeitliche Präsenz eines Beschäftigten im Vordergrund steht, sondern die Erledigung der Aufgaben. Wann und wie jemand was tut, wird weitgehend ihm überlassen.

Allerdings bedeutet „Vertrauensarbeitszeit“ nicht völlige Freiheit. Jemand muss dennoch seinen arbeitsvertraglichen Pflichten nachkommen und die Arbeitszeit ableisten, die dort festgelegt wurde. Gesetze, wie das Arbeitszeitgesetz und das Arbeitsschutzgesetz, sind einzuhalten, ebenso wie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Tatsächlich es so, dass die Erfassung der Arbeitszeit an den Beschäftigten delegiert wird.

Faktisch führt „Vertrauensarbeitszeit“ häufig zu längeren Arbeitszeiten. Das Ziel ist entscheidend; die Zeit, die dafür aufgewendet wird, tritt in den Hintergrund. Bei dieser Form der Arbeitsorganisation vertraut das Unternehmen demnach darauf, dass der Beschäftigte so lange arbeitet, bis das Projekt mit Erfolg beendet ist. Egal, wie lange er dafür braucht.  

Vorteile: 

 Zu spät kommen gibt es nicht mehr.
 Es gibt keinen Grund mehr, am Arbeitsplatz bleiben zu müssen, wenn die Arbeit erledigt ist.
 Persönliche und familiäre Bedürfnisse und Pflichten lassen sich besser mit der Arbeit vereinbaren.

Nachteile:

 Wenn Arbeitszeiten nicht erfasst werden, fehlt die Kontrolle, wie lange tatsächlich gearbeitet wurde.
 Wenn die Kontrolle fehlt, gibt es auch keine Mehrarbeit mehr, die mit Freizeit oder Geld ausgeglichen wird.
 Der Wert von Arbeit sinkt. Die Arbeit, die über die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinausgeht, wird gratis geleistet.
 In der Regel wird länger als vertraglich vereinbart gearbeitet.

Fazit: Zeiterfassung bekommt nun eine andere Bedeutung als die eines Kontrollinstrumentes durch den Arbeitgeber. Gibt es keine Zeiterfassung (mehr) im Betrieb, ist es hilfreich, die Arbeitsstunden für sich selbst zu notieren. Damit wird sichtbar, wie viel Arbeitszeit in welche Aufgaben geflossen ist. Mit der eigenen Zeiterfassung können Beschäftigte kontrollieren, ob sie nicht mehr arbeiten, als ihnen bezahlt wird und eventuell auch, wo sie Arbeitszeitaufwände einsparen können.

Flexible Arbeitszeit – die richtige Balance finden

Unter Work-Life-Balance wird das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben verstanden. Lange Zeit galten flexible Arbeitszeiten als Königsweg, um beides miteinander zu vereinbaren. Das wird heute kritischer gesehen. Weil sich Arbeitswelt rasant gewandelt hat. Viele Beschäftigte sind permanent erreichbar. Arbeit findet demnach auch in der Freizeit, im Urlaub und nach Feierabend statt. Arbeitsorte variieren.

Bild 1: Balance finden. (Bild: Chiarina Fazio, Rechte: ergo-online)

Gearbeitet wird abwechselnd unterwegs, zu Hause und im Betrieb. Gearbeitet wird immer dann, wenn Arbeit anfällt. So dass die Arbeitszeitkonten der flexiblen Arbeitszeitsysteme bis zum Anschlag gefüllt sind. Abgeschmolzen werden sie in Krisenzeiten oder in auftragsarmen Phasen. Das kommt häufiger den Unternehmen und seltener dem Bedürfnis der Beschäftigten entgegen. Flexible Arbeitszeiten, wie mobile Arbeit, Telearbeit oder „Vertrauensarbeitszeit“, führen demnach nicht automatisch dazu, Arbeit und Leben in einen besseren Einklang zu bringen.  

Damit Arbeitszeiten nicht ausufern, können betriebliche Regeln helfen:

Arbeitszeiten dürfen nicht verfallen. Sie sollten vollständig erfasst und möglichst mit Zeitausgleich vergütet werden. 

Arbeitszeitkonten sollen den Beschäftigten dazu dienen, auch ihre eigene Arbeit stärker auf ihre individuellen Bedürfnisse abzustellen. Über den Abbau von Zeitguthaben müssen die Beschäftigten selbst entscheiden können. Mit ausreichend Vorplanung und Abstimmung kann das im Team und mit Vorgesetzten realisierbar sein. 

Wo Arbeitszeiten über gesetzte Grenzen ausufern (die Ampel des Arbeitszeitkontos steht auf Rot) muss gehandelt werden, indem Plusstunden beispielsweise sofort abgebaut werden. Leistungsbedingungen und Personalbemessung sind zu hinterfragen. 

Wird Mehrarbeit angesetzt, muss sie planbar bleiben. Wer trotzdem mal schnell von heute auf morgen einspringt, verdient einen besonderen Zuschlag.

Auch unter Kollegen und Kolleginnen und im Team kann man etwas tun:

Checkliste Arbeitszeitkultur

Wie sieht es mit der Zeitkultur aus?
  • Gibt es im Betrieb eine Art Präsenzkultur? Nach dem Motto: Nur wer lange am Arbeitsplatz verharrt, ist ein guter Mitarbeiter und erhält Anerkennung oder Entwicklungschancen? 
  • Werden Beschäftigte, die pünktlich Feierabend machen, belächelt („Na, arbeitest du neuerdings halbtags?“)? 
  • Wird es als selbstverständlich angesehen, dass alle länger arbeiten? 
Welche Gründe gibt es dafür? 
  • Woran liegt es, dass Arbeitszeiten ausufern? Fehlt Personal? Gibt es ständig neue Aufträge und Projekte, ohne dass Personal aufgestockt wird?
  • Gibt es Konflikte, weil einige Beschäftigte auf geregelte Arbeitszeiten drängen und andere mit hoher Einsatz- und Leistungsbereitschaft ungewollt die Maßstäbe im Betrieb nach oben setzen?
Wie kommt man zu einer gesünderen Kultur?
  • Kann man sich darüber verständigen, dass auch ein pünktlicher Feierabend ein Zeichen von Leistungsfähigkeit ist?
  • Und dass Normalarbeitszeiten nötig sind, um Beruf und Familie vereinbaren und bis zur Rente leistungsfähig sein zu können? 
  • Ist es möglich, sich im Team über gemeinsame Pausen und eine „Deadline“ (keiner arbeitet länger als 18 Uhr) zu verständigen?  
  • Kann sich das Team darüber verständigen, dass niemand im Urlaub angerufen wird, um Dienstliches zu erledigen, und dass es keine dienstlichen Anrufe und Mails nach Feierabend gibt?

Erholzeit sichern: Was kann ich selbst tun?

Pausen und kleine Erholzeiten in den Arbeitstag integrieren. 

An Feierabend das Handy ausschalten. Immer.

Keine dienstlichen Mails nach der Arbeit checken.

Den Feierabend nutzen, um erst mal abzuschalten. 15 Minuten Zeit, um Distanz zwischen Arbeit und Freizeit zu bekommen.

Den Feierabend nutzen und sich Abwechslung zum Job schaffen.

 

Letzte Änderung: 1.11.2013

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