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Die Dokumentationspflicht ist ein grundlegender Bestandteil eines systematischen und geplanten Arbeits- und Gesundheitsschutzes im Betrieb. Sie soll zur Evaluierung, d.h. Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen geeignet sein. 

Ohne Dokumentation der betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutzaktivitäten lässt sich die Pflicht zur betrieblichen Selbstüberwachung nicht sinnvoll durchführen. Schriftliche Unterlagen sind daher unverzichtbar.

Der Arbeitgeber muss nach dem Arbeitsschutzgesetz über die erforderlichen Unterlagen verfügen zu

• den Ergebnissen der Gefährdungsbeurteilung
  • Welchen Gefährdungen sind die Beschäftigten ausgesetzt?
  • Wie groß ist das Ausmaß der Gefährdung bzw. das Risiko (klein, mittel, groß)?
  • Wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdung bzw. der Handlungsbedarf (sofort, kurz-, mittel-, langfristig)?
  • Welches Schutzziel muss erreicht werden? Welche Vorschriften liegen hier vor?
    
• den festgelegten Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes (Handlungsbedarf)
  • Welche Maßnahmen sind durchzuführen?
  • Welche Ebene betreffen die Maßnahmen: sind sie technisch/räumlich, organisatorisch oder personenbezogen? 
  • Wer ist für die Durchführung verantwortlich?
  • Bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren (Terminkontrolle)?
    
• dem Ergebnis der Überprüfung der Maßnahmen
  • Wurden die Maßnahmen durchgeführt?
  • Wie wirksam sind die durchgeführten Maßnahmen?
  • Was muss zusätzlich veranlasst werden?
    
• Unfällen mit Todesfolge oder mit mehr als drei Tage völliger oder teilweiser Arbeitsunfähigkeit.

Sinnvoll ist es, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung mit festzuhalten. Die Kriterien der Analyse und der Risikobeurteilung von Belastungen und Gefährdungen (z.B. das zugrunde gelegte Regelwerk bzw. die gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse), Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle oder Unterweisungsmaterialien können die Dokumentation ergänzen. Eine einfache Mängelliste reicht nicht aus. Die Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können die Dokumentation der Beurteilung von psychischen Belastungen darstellen.

Die Dokumentationspflicht besteht nicht für Betriebe mit zehn oder weniger Beschäftigten, es sei denn, die zuständige Behörde ordnet das an.

Seit 21. 8. 1997 besteht die Dokumentationspflicht nach Arbeitsschutzgesetz § 6 (1). Dokumentationen müssen aktuell sein. 

Bei Änderungen der Arbeitsmittel (z.B. Software), wesentlichen Veränderungen der Arbeitsorganisation oder der Arbeitsräume ist eine erneute Gefährdungsbeurteilung erforderlich und die Veränderungen sind zu dokumentieren. Auch Unfälle zwingen dazu. 

Die Dokumentation kann in Form von schriftlichen Berichten, Karteikarten oder per Computer erfolgen. Spezielle Software stellt der Fachhandel zur Verfügung.  

Zusammengefasste Aufzeichungen sind möglich, wenn die Gefährdungssituation gleichartig ist. Sie ist es nicht bei Bildschirmarbeitsplätzen in Einzelbüros und in Großraumbüros oder bei Tätigkeiten in Sekretariaten, Buchaltung und Programmierung.

Interessenvertretungen haben bei der Ausgestaltung der Dokumentation Mitbestimmung, denn es handelt sich bei § 6 ArbSchG um eine ausfüllbare Rahmenvorschrift, die dem Arbeitgeber keine konkreten Vorschriften zu Ausgestaltung der Dokumentation macht (Vgl. dazu LAG Hamburg v. 21.9.2000, Aktenzeichen 7 TaBV 3/98).

Die Dokumentation kann Teil einer Managementberichterstattung, Teil eines Gesundheitsberichts sein oder einen Leistungsnachweis darstellen und damit nach innen die Effektivität betrieblicher Arbeitsschutzmaßnahmen aufzeigen. Erweitert und in vorhandene Qualitätsentwicklungsmaßnahmen integriert ist die Dokumentation auch als ein Bestandteil eines Arbeitsschutzmanagementsystems und Controllings zu verstehen.

Die Arbeitschutzbehörden haben das Recht auf Einsicht. Auch der Betriebs- oder Personalrat hat hier Informationsrechte. Die Fachkräfte für Arbeitssicherheit benötigen die Dokumentation als Arbeitsgrundlage. Die Zugriffsrechte auf die Unterlagen sollten bei den Verantwortlichen liegen. Personenbezogene oder –beziehbare Daten gehören nicht in die Dokumentation.

 

•  Arbeitsschutzgesetz (ArbschG)
  • § 6 Dokumentation
  • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen
• Sozialgesetzbuch VII
• § 193 Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls duch die Unternehmer

• Berufsgenossenschaftliche Information BGV A1/GUV A1 : Grundsätze der Prävention,
  aktualisiert 2005, Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften und Bundesverband der Unfallkassen
• Berufsgenossenschaftliche Information BGI/GUV I 8700: Gefährdungs- und Belastungs-Katalog. Beurteilung von Gefährdungen und Belastungen am Arbeitsplatz, 2009

 Zum Einlesen:  

Gemeinsame deutsche Arbeitsschutzstrategie GDA(Hrsg.):
Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation.
Stand 2011 (Leitlinie für Arbeitschutzbehörden)

• Arbeitsschutzgesetz 
• Beurteilung der Arbeitsbedingungen