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Arbeit im Büro gesund gestalten

Expertenwissen
Arbeitsgestaltung nach DIN EN ISO 9241-2

Autorin: Ulla Wittig-Goetz

Übersicht

Die sieben Humankriterien: Arbeitsaufgaben sind gut gestaltet, wenn

  • die Erfahrungen und Fähigkeiten der Beschäftigten berücksichtigt werden,
  • sie die Entfaltung unterschiedlicher Fertigkeiten und Fähigkeiten gestatten,
  • sie Arbeitsschritte von der Planung bis zur Kontrolle ermöglichen,
  • der Arbeitende seinen Beitrag am Gesamten erkennt,
  • angemessener Handlungsspielraum besteht,
  • ausreichende Rückmeldung erfolgt,
  • vorhandene Fertigkeiten genutzt und neue entwickelt werden können.

Normen als Gestaltungsleitlinien

Der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien verändert grundlegend die Büroarbeit. Für die Beschäftigten nehmen häufig die psychischen Belastungen zu. Allerdings schreibt die Technik selbst nicht schon ihre konkrete Nutzung vor. Es gibt Möglichkeiten die Arbeitsaufgaben zu gestalten, und Normen enthalten dazu Leitlinien, die auf arbeitspsychologischen Erkenntnissen beruhen.

Die DIN EN ISO 9241, Teil 2 spiegelt den Stand der gesicherten arbeitswissenschaftlichen Erkenntnisse zur humanen Arbeitsgestaltung wieder.

Für die bildschirmgestützte Informationsverarbeitung nennt die Norm folgende Einzelziele:

Gut gestaltete Arbeitsaufgaben sollten

  • die Durchführung der Arbeitsaufgabe erleichtern,
  • die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter schützen,
  • das individuelle Wohlbefinden fördern,
  • die individuellen Fertigkeiten und Fähigkeiten im Rahmen der Aufgabenstellungen weiterentwickeln.
Dabei sind insbesondere zu vermeiden
  • Über- oder Unterforderung,
  • unangemessene Wiederholung immer gleicher Arbeitsvorgänge,
  • unangemessener Zeitdruck,
  • isoliertes Arbeiten ohne Gelegenheit zu sozialen Kontakten. 
     

Sieben Humankriterien zur Gestaltung von Arbeitsaufgaben sind zu erfüllen:

      • Benutzerorientierung 
      • Vielseitigkeit
      • Ganzheitlichkeit
      • Bedeutsamkeit
      • Handlungsspielraum
      • Rückmeldung
      • Entwicklungsmöglichkeiten

          Menschengerechte Arbeitsgestaltung

          Diese sieben Humankriterien kennzeichnen die persönlichkeitsförderliche Arbeit. Arbeit sollte ausführbar, erträglich und zumutbar sein und die Entwicklung der Persönlichkeit zulassen. Dann ist sie menschengerecht und erlaubt es, in der Arbeit ein Stück weit Selbstverwirklichung zu finden.

          1. Benutzerorientierung

          Die Gestaltung der Arbeitsaufgabe sollte "die Erfahrung und Fähigkeiten der Benutzergruppe berücksichtigen." (DIN EN ISO 9241-2)

          Nicht alle über einen Kamm scheren

          Darin drückt sich die Erkenntnis aus, dass es nicht "den" Computernutzer bzw. "die" Computernutzerin gibt, sondern die Art und Weise des Herangehens vom jeweiligen Beschäftigten und seinen Kenntnissen und Erfahrungen abhängig ist.

          Die Bildschirmarbeitsverordnung (BildschArbV) fordert ebenfalls eine benutzerorientierte Arbeitsgestaltung und nennt dieses Kriterium auch im Hinblick auf die Software (Anhang Nr. 21.1 und 21.4).

          Gestaltungshinweise Benutzerorientierung

          Die Arbeitsaufgaben sind so gestaltet, dass weder Überforderung noch Unterforderung zu beeinträchtigenden psychischen Belastungen führen.

          Mit so genannten Individualisierungskonzepten wird es dem Beschäftigten soweit es geht selbst überlassen, wie er seine Arbeit ausführt. Gerade die flexiblen Einsatzmöglichkeiten von Computersystemen ermöglichen das.

          Durch Qualifizierung lässt sich eine stärkere Übereinstimmung zwischen der Person und den Anforderungen der jeweiligen Tätigkeit herstellen.

          2. Vielseitigkeit

          Die Gestaltung der Arbeitsaufgabe sollte "vorsehen, dass eine angemessene Vielfalt von Fertigkeiten und Aktivitäten angewandt wird." (DIN EN ISO 9241-2)
           

          Gestaltungshinweise Vielseitigkeit

          Arbeit ist vielseitig, wenn vielerlei Kenntnisse, Fertigkeiten und Fähigkeiten eingesetzt werden können. Dies setzt voraus: Täglich oder mindestens mehrmals wöchentlich wechseln sich Arbeiten mit unterschiedlichen körperlichen und geistigen Anforderungen ab, beispielsweise

          • Routinetätigkeiten und anspruchsvolle hochkonzentrierte Denkaufgaben,
          • Tätigkeiten mit Bildschirmnutzung und handschriftlichen Arbeiten, Lesen, Nachschlagen, Konzepte erstellen, Sortieren etc.
          • sitzende und stehende Körperhaltung sowie Bewegung.

          Gefahren bei fehlender Aufgabenvielfalt
          Bei ständig gleichartigen Aufgaben treten Monotonieeffekte auf. Auch die geistige Beweglichkeit leidet darunter. Außerdem gehen sie meist mit einseitiger Belastung des Bewegungsapparates und der Sinnesorgane einher und begünstigen körperliche Beschwerden.

          3. Ganzheitlichkeit

          Die Arbeitsgestaltung sollte "sicherstellen, dass die zu erledigenden Aufgaben als ganzheitliche Arbeitseinheiten statt als Bruchstücke davon erkennbar sind." (DIN EN ISO 9241-2)
           

          Gestaltungshinweise Ganzheitlichkeit

          Eine ganzheitliche Aufgabe ermöglicht es dem Beschäftigten, den Anteil seiner Tätigkeit am Gesamtprodukt zu erkennen und es ergibt sich eine Rückmeldung über den Arbeitsfortschritt aus der Arbeit selbst. Sie umfasst planende, vorbereitende, ausführende und kontrollierende Elemente. Ganzheitliche oder vollständige Aufgaben ermöglichen selbständiges Planen und Ziele setzen, die in die übergeordneten Zusammenhänge eingeordnet werden können. Dazu gehört auch die Abstimmung mit anderen, die Kontrolle des Arbeitsergebnisses und Eigenverantwortlichkeit für getroffene Entscheidungen.

          Merkmale eines ganzheitlichen Aufgabenzuschnitts (Beispiele)
          • aus allgemeinen Vorgaben über Termine oder zur Arbeitsqualität werden selbständige Teilziele wie Zwischentermine oder konkrete Gestaltungsansprüche für Produkte usw. abgeleitet
          • selbständiges Vorbereiten, z. B. Dokumentenpflege, Arbeitsmittel an die Arbeitsaufgabe anpassen etc.
          • selbständige Wahl des Bearbeitungsweges, z. B. über verwendete Arbeitsmittel und Reihenfolge der Arbeitsschritte entscheiden
          • selbständiges Abstimmen mit vor- und nachgelagerten Arbeitsbereichen durch Termin- und sonstige Absprachen
          • selbständiges Überprüfen der Arbeitsresultate z. B. durch eigene Kundenkontakte oder durch Präsentation der Ergebnisse.

          Folgen stark arbeitsteiliger Tätigkeiten
          Sie lassen Kenntnisse und Fähigkeiten verkümmern. Damit verringern sie die individuelle Leistungsfähigkeit. Das Wohlbefinden ist gestört und psychische und körperliche Beschwerden können auftreten.

          4. Bedeutsamkeit

          Die Gestaltung der Arbeitsaufgabe sollte "sicherstellen, dass die zu erledigenden Aufgaben einen bedeutsamen, dem Benutzer verständlichen Beitrag zur Gesamtfunktion des Systems leisten." (DIN EN ISO 9241-2)

          Eine eindeutige Aufgabenstellung umfasst genaue Informationen über die Anforderungen wie Qualität und Menge der Arbeitsergebnisse sowie einzuhaltende Termine. Sie dürfen sich nicht widersprechen.

          5. Handlungsspielraum

          Die Arbeitsgestaltung sollte "einen angemessenen Handlungsspielraum hinsichtlich Reihenfolge, Arbeitstempo und Vorgehensweise für den Benutzer vorsehen." (DIN EN ISO 9241-2)

          Autonome Beschäftigte sind gesünder

          Ein vom Projektträger "Arbeit und Technik" beim Bundesministerium für Forschung und Technologie gefördertes Projekt "Anforderungen und Belastungen in der Arbeit und psychosoziale Gesundheit" hat Folgendes ergeben:

          Als gesundheitsförderlich stellten sich solche Arbeitsplätze heraus, an denen die Beschäftigten über große Handlungsspielräume verfügen, das heißt, eigenständig Ziele setzen, Entscheidungen treffen und Planungen entwickeln können.

          Gestaltungshinweise Handlungspielraum

          Über Handlungsspielraum zu verfügen bedeutet, selbst entscheiden zu können über die Arbeitsweise und die zeitliche Organisation der Arbeit. Handlungsspielraum bezieht sich auf die Möglichkeit, eine Situation entsprechend der eigenen Vorstellungen zu beeinflussen: beispielsweise das Arbeitstempo je nach Tagesform zu variieren, Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, in störungsfreien Zeiten zu erledigen u.v.m. Das hilft, Stress zu vermeiden. Schon das Wissen um vorhandene Handlungsspielräume, macht gelassener. Dagegen wirken einengende Vorschriften oder eine starke Abhängigkeit vom technischen System als Stressoren.

          Ein eingeschränkter Handlungsspielraum
          • stört das Wohlbefinden
          • schränkt die geistige Beweglichkeit ein
          •  reduziert die Persönlichkeit und fördert passives Verhalten auch in der Freizeit und im politischen Bereich

          Das zeigen arbeitspsychologische Forschungsergebnisse.

          Die Gestaltung der Arbeitsaufgabe sollte "ausreichende Rückmeldung über die Aufgabenerfüllung in für den Benutzer bedeutsamer Weise vorsehen." (DIN EN ISO 9241-2)

          Rückmeldungen erfolgen durch die Software sowie durch Kollegen und Vorgesetzte.

          Rückmeldungen durch die Software müssen klar eingeordnet werden können. Beschäftigte sollten die Möglichkeit haben, diese selbst anzufordern. Auch die BildschArbV verlangt das (Anhang Nr. 21.2).

          6. Soziale Rückendeckung

          Rückmeldungen durch Vorgesetzte und Kollegen über die Qualität der Arbeit sind Ausdruck sozialer Unterstützung. Wo sie funktioniert, ist das ein wichtiger "Puffer" gegen Stress. Rückmeldungen sind am wirksamsten, wenn sie rechtzeitig gegeben werden.
           

          Gestaltungshinweise Rückendeckung

          Rückmeldungen durch andere setzten eine Arbeit voraus, die Kooperation und Kommunikation erfordert. Das lässt sich durch die Aufgabengestaltung realisieren. Die Möglichkeit zur sozialen Interaktion bewirkt, dass Probleme gemeinsam bewältigt und Belastungen deshalb besser ertragen werden.

          7. Entwicklungsmöglichkeit

          Die Gestaltung der Arbeitsaufgabe sollte "Gelegenheit zur Weiterentwicklung bestehender und die Aneignung neuer Fertigkeiten im Rahmen der Aufgabenstellung vorsehen." (DIN EN ISO 9241-2)

          Dieser Gedanke findet sich auch im Betriebsverfassungsgesetz (§ 75 Abs. 2 BetrVG).

          Arbeit formt die Persönlichkeit

          Ob negativ oder positiv - jede Arbeit beeinflusst die Persönlichkeit. Deshalb ist es wichtig, die Arbeit so zu gestalten, dass der Arbeitende dazulernen kann. Eine persönlichkeitsfördernde Arbeit muss stets neue Herausforderungen bieten. Dabei sollten die Beschäftigten ihre vorhandenen Qualifikationen umfassend nutzen und weiterentwickeln, aber auch neue Kenntnisse aneignen können: beispielsweise beim Einsatz neuer Technik und neuer Arbeitsverfahren, bei neuen Kundenkontakten usw.

          Als negativ gilt eine Tätigkeit,

          • bei der der Beschäftigte ständig über oder unter seinen Leistungsmöglichkeiten arbeitet,
          • die kein Weiterlernen ermöglicht
          • die zum Verlernen von Qualifikationen führt.

                      Der Servicebereich

                      Rechtsquellen und Normen

                      Gesetze und Verordnungen
                      • Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV)
                        • § 3 Beurteilung der Arbeitsbedingen
                        • § 5 Täglicher Arbeitsablauf
                      • Arbeitsschutzgesetz  (ArbschG)
                        • § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers
                        • § 4 Allgemeine Grundsätze

                      Normen
                      • DIN EN ISO 9241: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten (neu: Ergonomie der Mensch-System-Interaktion),
                        • Teil 2: Anforderungen an die Arbeitsaufgabe - Leitsätze
                      • DIN EN ISO 10075: Ergonomische Grundlagen bezüglich psychischer Arbeitsbelastung,
                        • Teil 2: Gestaltungsgrundsätze 

                      Literatur

                       Literaturmarker Zum Einlesen:  

                      Beermann, B.; Henke, N.; Brenscheidt, F.; Windel, A.:
                      Wohlbefinden im Büro,
                      hg. v. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin,
                      Dortmund, Berlin 7. Auflage 2010 

                      Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
                      Lust auf Arbeit,
                      Dortmund, Berlin 2003

                      Inqa Büro und Bundesanstalt für Arbeitschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
                      Mitarbeiterorientiertes Führen und soziale Unterstützung am Arbeitsplatz,
                      Grundzüge und Beispiele eines Informations- und Handlungskonzepts, 2. Auflage, Dortmund 2004
                      download: www.inqa.de

                      Joiko, K./ Schmauder, M./Wolff, G.:
                      Psychische Belastung und Beanspruchung im Berufsleben: Erkennen - Gestalten.
                      hg. v. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, Dortmund, Berlin 3. Auflage 2006

                      Kostenlose Bestellung Broschüren oder download bei der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin: http://www.baua.de

                      Literaturmarker Zum Vertiefen:

                      Heinz Schuler (Hrsg.):
                      Organisationspsychologie
                      Bern (Verlag Hans Huber) 4. Auflage 2007

                      Nachreiner/Schultetus: Normung im Bereich der psychischen Belastung – die Normen der Reihe DIN EN ISO 10075
                      Hofmann: Normung zur psychischen Belastung - aus Sicht der Arbeitgeber
                      Bamberg: Normung zur psychischen Belastung - aus Sicht der Arbeitnehmer
                      in: DIN Mitteilungen Jg 81/2002, Nr. 8, download unter http://www.kan.de (unter Fachbeiträge)

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                      Letzte Änderung: 20.04.2006

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                      Rechtsquellen
                      • DIN EN IOS 9242, Teil 2

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                      • Wohlbefinden im Büro,
                        hg. v. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin,
                        Dortmund 2005

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