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Arbeit im Büro gesund gestalten

Grundwissen
New Work - Neue Anforderungen in der Büroarbeit

Autorin: Regine Rundnagel

Übersicht

  • Die starren Grenzen von Arbeitszeiten und Arbeitsorten lösen sich auf.
  • Aufgaben werden anspruchsvoller, Hierarchien flacher, Verantwortung wird dezentralisiert.
  • Informations- und Kommunikationstechnologien vernetzen Teams rund um die Uhr weltumspannend.
  • Durch Kennziffern und Ziele gesteuert arbeiten viele unter direkten Marktbedingungen: Kunden intern und extern sind zufrieden zu stellen, Budgets einzuhalten und Kosten zu senken.
  • Es entsteht mehr Autonomie und Freiheit und gleichzeitig auch mehr Druck. 
  • Schnelligkeit, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ist gefragt.
  • In zunehmend offenen Strukturen gilt es, sich selbst zu managen. Psychische Belastungen steigen.
  • Soziale Unterstützung, Planbarkeit, die Kompetenz zum Selbstmanagement und eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben sind die zentralen gesundheitsschützenden Ressourcen, um ein "Ausbrennen" zu verhindern.

Büroarbeit verändert sich radikal - immer schneller, flexibler, marktorientierter

Grundlegende Veränderungen in unserer Gesellschaft führen dazu, dass Informationen und die Fähigkeit, sie zu verarbeiten, sich zum zentralen Faktor der Wertschöpfung entwickeln. Wir leben in einer "Informations- und Wissensgesellschaft". Ohne die Nutzung des Wissens in den Köpfen der Menschen ist kein Unternehmen mehr produktiv. 

Büroarbeit ist heute Wissensarbeit. Hier werden Informationen erstellt, bewertet und weiterverarbeitet, hier wird Wissen und Erfahrung benötigt. Die Aufgaben im Büro werden anspruchsvoller. Nur 15 Prozent der Bürobeschäftigten verrichten noch einfache Tätigkeiten, 1979 waren es noch fast 30 Prozent. Dafür sind mittlerweile über 37 Prozent in gehobener und leitender Stellung tätig und haben qualifizierte Bildungsabschlüsse, so zeigen es die Ergebnisse einer repräsentativen Umfrage des Instituts für Arbeitsmarkt und Berufsforschung in Nürnberg aus dem Jahr 1999. 

Gleichzeitig durchdringen die Informations- und Kommunikationstechnologien jeden Vorgang im Büro, beschleunigen die Durchlaufzeiten, rationalisieren Aufgaben, steuern Abläufe und ermöglichen den Zugriff auf eine Flut von Informationen durch E-Mail und Internet. Erst Computer und Internet haben die globale Vernetzung ermöglicht. Der Arbeitsort spielt keine Rolle mehr - es wird in Indien porgrammiert und Call Center arbeiten in Südafrika für deutsche Firmen.

Der Wettbewerbsdruck steigt und Unternehmen werden ständig neu reorganisiert: Stichworte dazu sind Offshoring, Outsourcing, Fusionen oder Aufspaltungen von Unternehmen. Mit Verschlankungskonzepten sollen der steigende Kosten und der Druck, ständig Neues auf den Markt zu bringen, bewältigt werden. Permanenter Wandel wird zum Dauerzustand.

Ursachen für die Veränderungen in der Büroarbeit:

  • Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) durchdringen Unternehmen und die gesamte Arbeits- und Lebenswelt.
  • Globaler Wettbewerb hat laufende Reorganisationsprozesse mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung zur Folge. Marktdruck und Kundenbeziehungen gibt es auf allen Ebenen eines Unternehmens,  
  • Büroarbeit wird zur Wissensarbeit, Wissen wird zum Produktivitätsfaktor.  

Die Folgen der Veränderungen sind in der täglichen Arbeit im Büro zu spüren. Aufgaben, Organisation und Arbeitsmittel haben sich radikal verändert. Die neuen Formen der Büroarbeit werden als New Work bezeichnet. Sie finden sich vor allem in Dienstleistungsbranchen wie der IT-Branche oder der Finanzbranche.

New Work - typische Kennzeichen neuer Arbeitsformen im Büro

  • Hohe Qualifikationsanforderungen und Komplexität der Aufgaben
  • Lebenslanges Lernen und Anpassen durch ständigen Wandel der Organisation und neue Marktherausforderungen
  • Aufhebung starrer Grenzen von Zeit und Ort - Entgrenzung (z.B. Telearbeit, flexible Arbeitszeitmodelle, Desk-sharing, Arbeitsplatz beim Kunden, arbeiten unterwegs)
  • Steigende Verantwortung des Einzelnen durch Arbeiten unter direkten Marktbedingungen mit internen und externen Kunden (z.B. Costcenter und Profitcenter)
  • Größere Handlungs- und Entscheidungsspielräume in flachen Hierarchien, Gruppen und Zirkeln
  • Interdisziplinäre Projekt- und Teamarbeit
  • Ergebnisorientierung Steuerung und Führung (z.B. Zielvereinbarungen, Kennziffern, leistungsbezogenes Gehalt)
  • Beschleunigtes Arbeitstempo durch IuK-Technologien (z.B. E-Mail, Internet, Intranet, Mobiltelefon, SMS)
  • Prozessorientierte Organisation der Aufgaben und Abläufe (z.B. Workflow, Prozessorganisation)
  • Abnehmende Verlässlichkeit beim Arbeitsverhältnis, beim Einkommen, bei der Dauer des Jobs und der Dazugehörigkeit zu Abteilungen und Unternehmen (z.B. bei Freelancern, Teilzeitstellen, unvorhersehbare Veränderungen der Unternehmensorganisation)

New Work bietet Chancen und Risiken

Die alte Form der Büroarbeit war durch zentrale Steuerung von oben, starre Arbeitszeiten und Anwesenheitskontrolle, Anweisungen und vorgegebene Abläufe gekennzeichnet. New Work ist dagegen offener und flexibler organisiert - was zählt ist die Zielerreichung, nicht mehr der Weg dorthin. Dadurch allerdings wird die Arbeit keineswegs einfacher. Die Anforderungen, sich selbst in solchermaßen entgrenzten Arbeitsbedingungen zu managen, sind hoch. Sie beinhalten Chancen und Risiken. 

New Work

Chancen

  • Mehr Handlungsspielräume
  • Mehr Verantwortung
  • Berufliche Herausforderungen
  • Interessante, qualifizierte Aufgaben
  • Lernen und Entwicklung
  • Soziale Integration in Gruppen
  • Mehr Wahlmöglichkeiten zur individuellen
    Lebensgestaltung
  • bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Höheres Einkommen bei hoher Leistung 

Risiken

  • Ökonomischer Rahmen verengt
    die neuen Spielräume faktisch
  • Steigender Zeit- und Leistungsdruck
  • Selbstausbeutung, Überforderung
  • Konkurrenz, Konflikte in Teams
  • Überlange Arbeitszeiten
  • Einkommensverluste bei Leistungsschwächen
  • Ökonomische Unsicherheiten
  • Abnehmende Stabilität der sozialen
    Einbindung im Unternehmen, Vereinzelung

Psychische Belastungen und Stress nehmen zu

Vielen fällt die Bewältigung der Anforderungen von New Work nicht leicht und sie berichten über steigende psychische Belastungen. Häufig genannte überfordernde Belastungen sind nach einer Umfrage der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin Störungen bei der eigentlichen Arbeit, Zeitdruck und unklare Abläufe. Immerhin ein Drittel nennt auch geistige Anforderung als hohe Belastung. Dass alles erzeugt Stresszustände. Typische Symptome der Überforderung in den neuen Arbeitsformen sind Überstunden oder überlaufende Arbeitszeitkonten. Erstaunlicherweise besteht oft gleichzeitig eine hohe Zufriedenheit mit der eigentlichen Arbeitsaufgabe. 

Mittlerweile sind die Folgen der steigenden psychischen Belastungen auch an den bundesweiten Krankheitsstatistiken sichtbar. Psychische Erkrankungsformen nehmen zu. 

Bild 39_ Hauptursachen duch Stress

Bild 1: Grafik der häufigsten Belastungen im Büro. (Quelle: Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ) 

Wichtige Kriterien für eine humane Arbeitsgestaltung sind Handlungsspielraum, Abwechslung, soziale Rückendeckung und Entwicklungsmöglichkeiten. Handlungsspielräume fördern die Motivation, verbessern die Bewältigung von stressigen Anforderungen und ermöglichen selbstorganisiertes Arbeiten. Alle diese Faktoren gelten als gesundheitsförderlich. 

Entscheidend sind heute allerdings die realen Handlungsspielräume, die jeder bei seiner Arbeit hat. Denn formale Autonomie und "Freiheit" gibt es bei den neuen Formen der Büroarbeit genug, z.B. Arbeitszeitkonten, Zielvorgaben oder Teamarbeit. Anspruchsvolle Arbeitsziele und geringe personelle und ökonomische Ressourcen z.B. in Projekten führen in den Unternehmen häufig dazu, dass sich Beschäftigte selbst unter Druck setzen - ohne Anweisung von oben. Die Kunden sollen gehalten werden, Aufträge gesichert und der eigene Arbeitsplatz ebenso. 

Statt mehr Handlungsspielräume - reale Verhandlungsspielräume

Um "freiwillige" Überforderung der Einzelnen zu vermeiden, sind die realen Verhandlungsspielräume über das Außmaß der Leistungserbringung entscheidend. Sind Beschäftige an der Gestaltung ihrer Leistungsbedingungen beteiligt? Ist gesichert, dass ihre Erfahrungen über Aufwände berücksichtigt werden. Sind Puffer vorhanden und Chancen bei Unvorhergesehenem neu zu verhandeln? Die Absicherung von Rahmenbedingungen, die die einzelnen Beschäftigten stärken und Selbstausbeutung vermeiden, ist eine Aufgabe der Führung und der betrieblichen Interessenvertretung. Dazu gehört z. B. das Recht, bei Überlastung eine Lösung verlangen zu können. 

Neue Kompentenzen sind wichtig

Mobiles und flexibles Engagement wird heute gefordert, je nach Projektterminen und Kundenanforderungen. Die Aufhebung von zeitlichen und örtlichen Grenzen des Arbeitsverhältnisses und damit der "alten" verlässlichen, aber auch vorgegebenen und starren Strukturen, fordert die eigenverantwortliche Steuerung von Berufsarbeit, Freizeit und Lebensphasen durch die Beschäftigten selbst. Zur Bewältigung werden vom Einzelnen neue Kompetenzen gefordert. Die Bedeutung von sozialen, methodischen und personalen Kompetenzen für die erfolgreiche Bewältigung der Arbeitsanforderungen in New Work hat deutlich zugenommen.

Wichtige Kompetenzen zur erfolgreichen Bewältigung der neuen Anforderungen der Büroarbeit

Fachliche
Kompetenz
Bewältigung der sich ständig ändernden
fachlichen Aufgaben und hohen Komplexität
  • Grundlagenwissen, Spezialwissen
  • fachübergreifendes Wissen,
  • hinreichende Erfahrung
Soziale
Kompetenz
Team- und Projektarbeit, Arbeit in Zirkeln, Pilotgruppen und in immer wieder neuen Organisationszuschnitten
  • Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit,
  • Teamfähigkeit,
  • Konfliktlösefähigkeit,
  • Rollenflexibilität,
  • Selbstaktivierung/
    Selbstverantwortung,
  • Überzeugungsfähigkeit
Methodische
Kompetenz
Arbeit in Projekten, mit Kunden, in Teams, Umgang mit Informationsflut, Komplexität und Technik
  • Kombinations- und Abstraktionsfähigkeit,
  • Strukturierung,
  • Präsentation,
  • Problemlösungs- und Entscheidungsfindungstechniken,
  • Zeitmanagement,
    Kreativitätstechniken,
  • effiziente Nutzung der IuK-Technologien,
  • Planungs- und Controllingmethoden
Personale
Kompetenz
Selbstmanagement in offenen, flexiblen, entgrenzten Strukturen, Erhalt langfristiger Leistungsfähigkeit und Gesundheit
  • Mitgestaltungsbereitschaft,
  • Fähigkeit der Organisation der Arbeit, Verantwortungsbereitschaft,
  • kritische Selbstreflexion über eigene Stärken und Schwächen,
  • Veränderungsinteresse,
  • Selbstvertrauen/Selbstwertgefühl,
  • Selbstdisziplin/Zielstrebigkeit,
  • Tatkraft, Begeisterung, Ehrgeiz, Risikobereitschaft,
  • Kompetenz zum gesundheitsgerechten Verhalten (persönliches Ressourcen-/Kräftemanagement)

New Work bietet qualifizierten Wissensarbeiter/-innen sehr viel Spielräume, Entwicklungsmöglichkeiten und interessante Aufgaben. Hier sind es die Beschäftigten selbst, die länger arbeiten, ohne dass es von "oben" eine Anweisung gibt. Manche arbeiten grenzenlos. Das Phänomen der Workaholics nimmt zu. Mit noch mehr Handlungsspielraum wird das Wohlbefinden hier nicht weiter gesteigert. 

Bei neuer Büroarbeit erhalten nun Faktoren wie die soziale Einbindung, Transparenz und Planbarkeit, Partizipation an der Gestaltung der Arbeitsbedingungen, die Fähigkeit zum Selbstmanagement und zur ausgewogenen Balance zwischen Arbeit und Leben eine hohe Bedeutung für Gesundheit und Erhalt der Leistungsfähigkeit.

Gesundheitsförderliche Gestaltung von Neuer Büroarbeit

Neue Büroarbeit muss nicht in selbstgemanagter Überforderung, überlaufenden Arbeitszeitkonten, Dauerstress und Burnout enden. Betriebliche Rahmenbedingungen und die Entwicklung der individuellen Kompetenzen lassen sich gestalten und Gesundheitsgefährdungen weitgehend vermeiden.

Die Voraussetzungen für Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit der Beschäftigten liegen zum einen in den betrieblichen Verhältnissen und zum anderen im Verhalten und den Fähigkeiten der Einzelnen. Die wichtigsten Bereiche sind:  

Betrieb Person
Arbeits-
organisation
reale Spielräume, Abwechslung, Transparenz, Planbarkeit, Störungsfeiheit

Veränderungsbereitschaft, aktives Beteiligung

Qualifikation

Weiterbildung, Aufstieg, Budges, Lernzeit

Lernbereitschaft
Arbeitszeit Erreichbarkeit, Überstunden, Planungen Planung, Selbsteinschätzung, Grenzsetzung
Arbeitsleistung Anreize, Führung, Steuerungsysteme, Rückkopplung Selbsteinschätzung, work-life-balance
Arbeitsort Telearbeit, mobile Arbeit, desk-sharing

Klarheit der Priorität

Unternehmens-
kultur
Beteiligungsorientierung, Gesundheitsschutz, Kommunikation, Vorbilder, Überlastungsschutz aktives Mitgestalten
Betriebs- und
Führungsklima
Austausch, Transparenz, persönliche Gespräche Kontaktpflege
Technik,
Büro
Leistungsfähige Technik, hochwertige Ausstattung individuelle Anpassung
  

Produktiv und kreativ wird die neue Qualtiät der Büroarbeit auf Dauer nur dann sein, wenn das Wohlbefinden und die Motivation der Beschäftigten langfristig erhalten bleibt. Das liegt im Interesse derjenigen, die Arbeit und Leistungsbedingungen im Unternehmen gestalten. Betriebliche Interessensvertretungen können durch betriebliche Regelungen zu Standards und Verfahren im Umgang mit Arbeitszeit, Arbeitsleistung, Arbeitsabläufen, Personaleinsatz, Weiterbildung oder Veränderungsprozessen für gute Rahmenbedingen sorgen. Die besondere Qualität von New Work, die offenen, grenzenlosen Strukturen, erfordern allerdings in ganz neuer Weise den aktiven Einsatz und die Selbstverantwortung für die eigene Gesundheit und den Erhalt der Leistungsfähigkeit.

 

Der Servicebereich

Rechtsquellen und Normen

Gesetze und Verordnungen
  • Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV)
    • § 3 Beurteilung der Arbeitsbedingungen 
    • § 5 Täglicher Arbeitsablauf
  • Arbeitsschutzgesetz (ArbschG
    • § 3 Grundpflichten des Arbeitgebers
    • § 4 Allgemeine Grundsätze
    • § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen 

Normen
  • DIN EN ISO 9241: Ergonomische Anforderungen für Bürotätigkeiten mit Bildschirmgeräten (neu: Ergonomie der Mensch-System-Interaktion),  Teil 2: Anforderungen an die Arbeitsaufgaben - Leitsätze
  • DIN EN ISO 10075: Ergonomische Grundlagen bezüglich psychischer Arbeitsbelastung, Teil 2 Gestaltungsgrundsätze

Literatur

- Zum Einlesen:  

IG Metall (Hrsg.):
Freiwillig die Gesundheit riskieren? Indirekte Mitarbeitersteuerung und neue Frage zu Gefährdungsbeurteilung und Prävention im Betrieb.
Dokumentation eines Workshops im Rahmen des Projektes "Gute Arbeit" der IG Metall, Frankfurt 2005, verfügbar als  download  (550 kB)

Dieckhoff, Klaus/Freigang-Bauer, Ingra/Hentrich, Jörg/Hoffmann, Thomas:
Qualität der Arbeit verbessern. Psychische Fehlbelastungen vermeiden.
INQA-Bericht 11, hg. von Initiative Neue Qualität der ARbeit INQA und RKW – Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e.V., Dortmund 2005, download: www.inqa.de, www.rkw.de, Bestellung: RKW Eschborn 

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Wohlbefinden im Büro.
Dortmund, Berlin 7. Auflage 2010 auch als download unter www.baua.de

Inqa Büro und Bundesanstalt für Arbeitschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Mitarbeiterorientiertes Führen und soziale Unterstützung am Arbeitsplatz,
Grundzüge und Beispiele eines Informations- und Handlungskonzepts.
2. Auflage, Dortmund 2004, download: www.inqa.de/Inqa/Navigation/Service/downloads.html 

- Zum Vertiefen:  

Siemens, Stephan/ Frenzel, Martina:
Das unternehmerische Wir. Formen der indirekten Steuerung in Unternehmen. 
Hamurg (VSA Verlag) 2014

Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (Hrsg.):
Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechung und Multitasking.
Dortmund 2012, download unter www.baua.de

Brandt, Cornelia (Hrsg.):
Mobile Arbeit - Gute Arbeit? Arbeitsqualität und Gestaltungsansätze bei mobiler Arbeit.
Gewerkschaft ver.di, Berlin 2010, als download zur Verfügung   download  (2,17 MB) oder unter www.papsd.de

Wilde, B./Dunkel, W./Hinrichs, S./ Menz, W.:
Gesundheit als Führungsaufgabe in  ergebnisorientiert gesteuerten Arbeitssystemen.
in: Fehlzeitenreport 2009, hg. von Badura/Schröder/Klose/Macco (Universität Bielefeld und Wissenschaftliches Institut der AOK), Berlin/Heidelberg (Springer Verlag) 2010

Hartmut Klein-Schneider:
Betriebs- und Dienstvereinbarungen - Flexible Arbeitszeit - Vertrauensarbeitszeit. Analyse und Handlungsempfehlungen.
mit CD-Rom, Düsseldorf (Bund Verlag) 2006

Prof. Dr. O. Neuberger:
Miteinander arbeiten - miteinander reden! Vom Gespräch in unserer Arbeitswelt.
hg. v. Bayrisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien, Frauen und Gesundheit, 15. Auflage, München 1996, (Grundlagen der Kommunikation), bestellen online bzw.  download www.arbeitsministerium.bayern.de/arbeit/wissreihe.htm#betrklim 

 
UNI - Union Network International - Internationaler Verbund der Fach- und Dienstleistungsgewerkschaften (Hrsg.):
Kodex ehtischer, sozialer und beruflicher Verantwortung für Fach- und Führungskräfte
Angenommen vom UNI Ausschuss für Fach- und Führungskräfte 13.5.1997, bestellen bei: UNI, Av. Reverdil 8-10, CH-1260 Nyon 2, Tel: 004122-3652100,  Fax: 004122-3652121, E-Mail: contact@union-network.org, www.union-network.org

M. Kastner (Hrs.):
Neue Selbstständigkeit in Organisationen. Selbstbestimmung. Selbstausbeutung. Selbsttäuschung.
München und Mehring (Rainer Hampp - Verlag) 2003

N. Kratzer:
Arbeitskraft in Entgrenzung. Grenzenlose Anforderungen, erweiterte Spielräume, begrenzte Ressourcen.
hrsg. von Hans-Böckler-Stiftung, Berlin (edition sigma) 2003

Glißmann, Wilfried/Peters, Klaus:
Mehr Druck durch mehr Freiheit. Die neue Autonomie in der Arbeit und ihre paradoxen Folgen.
Hamburg 2001 

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Letzte Änderung: 2.12.2006

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Literaturtipps
  • N. Kratzer: Arbeitskraft in Entgrenzung. Grenzenlose Anforderungen, erweiterte Spielräume, begrenzte Ressourcen. 2003


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